Apesar de cada empresa ser um organismo vivo, ter necessidades e características próprias, existem algumas ações que podem ajudar o empresário a gerir a atividade da empresa, os negócios e manter preparado para crescer e se destacar no mercado. Uma das evidências mais comuns nas empresas é a falta ou os reduzidos níveis de planeamento, o que originam dificuldades que poderiam ser eliminadas ou preparadas.
Partilhamos algumas práticas de gestão que certamente são aplicadas na maioria das grandes empresas, mas que podem e devem ser aplicadas e adaptadas a empresas de menor dimensão, de modo a melhorarem o controlo, a performance e os resultados.
Nota: todas as práticas apresentadas, carecem do devido enquadramento a cada organização.

Prática #1 - Pare de pensar que ferramentas de gestão são apenas para grandes empresas.
Ou seja o primeiro passo para melhorar a gestão é eliminar a ideia que as empresas de menor dimensão, não podem implementar boas práticas e ferramentas de gestão. Este é dos principais bloqueios para a evolução e melhoria destas empresas. Existem um conjunto de ferramentas e práticas que praticamente todas as empresas podem e devem usar, algumas delas, consoante o enquadramento, de fácil implementação. 
Os clientes mudam, os mercados evoluem, e as empresas e a gestão também. Algumas empresas não devem continuar a ser geridas do mesmo modo, como há 10 ou 20 anos atrás e devem procuram capacitar-se para melhorar a sua gestão.

Prática #2 - Defina a sua orientação estratégica
Trata-se de uma reflexão, devidamente documentadas, que define as linhas orientadoras da empresa, definindo objetivos, metas e o que se pretende alcançar no médio prazo. Depois dos objetivos/metas a atingir, definem-se as ações ou medidas que terão de ser implementadas e desenvolvidas, em que prazos e quais os responsáveis pela sua implementação. 
Existem também alguns métodos que ajudam na orientação estratégica, tais como a realização de uma análise SWOT, a análise do Modelo Canvas, entre outros.
Uma orientação estratégica é a bússola de qualquer organização e permite um maior foco no que é essencial para a empresa.
Esta definição estratégica, sempre que possível, deve ser acompanhada com a elaboração de um plano de negócios, onde seja avaliada a viabilidade económica da atividade, tendo em consideração o caminho e os objetivos definidos.

Prática #3 - Utilize indicadores de performance (KPI´s) e um Dashboard para gerir a empresa
Adotar métodos para medir os principais parâmetros e áreas da empresa é fundamental para monitorizar a sua atividade e para tomar melhores decisões. É importante para qualquer empresa, definir métricas sobre vendas e detalhe das vendas, sobre custos, margens e resultados, sobre produção ou sobre custeio, prazos ou produtividade, entre outros. Cada empresa terá que identificar as variáveis que devem ser medidas e que melhor contribuam para a sua gestão
Depois de definidos indicadores e métricas, é hora de criar um Dashboard (painel de indicadores), e apurá-lo periodicamente, de acordo com as necessidades, seja mensal, trimestral ou semestral. Deste modo, é possível gerar a empresa baseado em dados e não em intuição. Permite verificar o que gera resultado, o que não está a ser alcançado, monitorizar a evolução da sua atividade e apuramento dos desvios face aos objetivos que tinham sido tratados. 

Prática #4 - Planeie a sua tesouraria
Qualifique a área financeira empresa. Defina e implemente uma ferramenta para gerir a sua tesouraria, planeando entradas e saídas de caixa e deste modo prever antecipadamente eventuais ruturas de tesouraria. 
Se o seu software de gestão não lhe permitir realizar o planeamento de tesouraria, pode sempre utilizar uma minuta em excel, devidamente estruturada para o fazer, onde deve prever a previsão da evolução das suas receitas e dos custos, tais como compra de mercadorias, rendas, eletricidades, contabilidade, salários, impostos, segurança social, etc. Esta minuta dar-lhe-á uma previsão do saldo da sua tesouraria e ajudá-lo a antecipar dificuldades ou a prever fases de maior capacidade de tesouraria.
A gestão do dia-a-dia, sem planeamento, já não se coaduna com as boas práticas de gestão. Evite imprevistos e todo tipo de obstáculo financeiro.

Prática #5 – Faça a gestão e controlo de todos os custos
O valor de uma empresa mede-se, entre outras variáveis, pelos resultados que gera. 
Uma das formas para muitas empresas aumentarem o seu resultado/lucro não é só pelas vendas, mas também através do controlo de custos. Ter um bom controlo de custos pode fazer aumentar os resultados, sem aumentar as vendas.
Deste modo, implemente um método ou processo de gestão de custos e crie um documento completo e detalhado com todos os custos da empresa, onde mensalmente analise a evolução de cada rúbrica. Identifique os custos com maior peso na sua empresa e tente identificar as práticas que existem para reduzir ou controlar cada um deles.
A gestão de custos pode ser realizada de diversas formas:
- Análise e acompanhamento dos custos e dos desvios face ao previsto;
- Substituição de equipamentos e máquinas por modelos novos e económicos;
- Aumento da eficiência da equipa de colaboradores;
- Formação e capacitação;
- Aumento da produtividade;
- Compra de produtos e serviços com melhor custo-benefício;
- Otimização do processo de compras;
- Gestão de stocks;
- Diminuição de custos extras desnecessários;
- Consultas periódicas ao mercado.
Estas são algumas estratégias que devem ser feitas em todos os momentos. Várias empresas erram em apenas cortar custos quando se encontram em maiores dificuldades ou situação de crises. É um grande equívoco. Os Custos devem ser permanentemente controlados e serem apenas os necessários.

Prática #6 – Apure o custeio de produto, serviço ou atividade e defina corretamente os preços
Um trabalho importante e que poucas empresas ignoram é o cálculo do custeio dos produtos ou serviços. Saber o custo de produção de cada produto ou o custo de execução de cada atividade ou serviço é fundamental para a empresa perceber se está e quanto está a ganhar ou a perder em cada venda. O que acontece na maioria das empresas, principalmente as de menor dimensão, é que apenas analisam se a empresa está a gerar resultados. Nestes casos, podem estar a ignorar o facto de estarem a praticar algumas vendas com margens negativas ou a definir preços excessivamente elevados face aos custos, o que pode fazer perder vendas e competitividade. Muitas empresas, praticam margens negativas sem se aperceberem desse facto, pois existem custos com equipamentos, amortizações, transportes e serviços, manutenções, pessoal, custos financeiros, entre outros que não são considerados para a definição dos preços. 
Deste modo, o apuramento de custos totais por produtos e atividades é fundamental para um melhor posicionamento do preço e maior controlo das margens praticadas. E é partir daí que se deve definir o valor total de um produto ou serviço.

Prática #7 – Implemente uma eficiente gestão de stocks
A gestão de stock impacta mais os resultados do que a maioria das pessoas pensa. Dependendo do negócio em causa, as empresas necessitam de ter stock, mas lembre-se que qualquer stock é um “fardo” e um custo para a empresa. 
Numa empresa, o responsável pelos stock e pela sua gestão, deve estudar e conhecer o mercado em que está inserido e assim adotar uma política de compras de modo a minimizar os níveis de stock e a eliminar a possibilidade de ruturas que causam prejuízos. O ideal é manter o fluxo de entrada quase que idêntico ao fluxo de saída, para evitar tanto a falta de stock como o excesso.
Para a correta gestão de stock, é essencial utilizar um software de gestão que permita dar entradas e saídas documentadas e automáticas, mantendo informaticamente as quantidades e a valorização do stock devidamente atualizadas.
Atualmente e dependendo da atividades das empresas, o setor dos transportes veio permitir às empresas trabalhar com níveis de stocks mais reduzidos.
Por outro lado, monitorizar os níveis de stock pode permitir que as empresas façam promoções ou campanhas, garantindo o escoamento dos produtos e evitando perdas por prazos de validade ou por inconformidades dos produtos.
Para uma gestão de stock é fundamental estudar e prever a procura, conseguir antecipar as variações de necessidades e consequentemente ajustar as quantidades compradas. É preciso contabilizar todo o stock, com rigor, para que coincida com cada utilização ou venda, evitando desvios.
Existem diversas outras práticas para otimizar e melhorar a gestão de stocks, tais como a inventariação física e periódica por amostragem de produtos, entre outros.

Prática #8 – Realize uma eficiente gestão (financeira) de clientes
Quem nunca viu a área comercial e a área financeira de uma empresa em “conflito”? 
A gestão financeira de clientes dependendo das organizações, deve ser feita pela área financeira, mas também atuando conjuntamente com a área comercial e marketing, mantendo um alinhamento com os interesses da empresa. Não adianta só querer vender se não se minimizam os riscos financeiros das operações. Deste modo, torna-se crucial, as áreas financeiras e comerciais trabalharem em conjunto, criando e desenvolvendo as melhores condições para se potenciarem as vendas, sem nunca colocar em causa a saúde financeira da empresa. Neste sentido, uma das práticas utilizadas é a definição de uma política de crédito, adaptada à realidade de cada empresa e que todos respeitem.
No caso, de saldos de clientes (dívida), distinga o que são dívidas correntes, de dívidas mais antigas. Relativamente às correntes, monitorize a sua boa cobrança nos prazos previstos. Quanto à dívida não corrente, analise individualmente o saldo de cada cliente e trace e execute um método de cobrança desses valores, que pode passar por abordagens informais/formais, por planos de pagamentos a 3/6/12/… meses, entre outros. Clientes e saldos diferentes, podem merecer métodos e abordagens diferentes.
Para além disso, atualmente um dos focos das empresas passa também obrigatoriamente pela satisfação e fidelização dos clientes, por preparar a experiência que cada cliente tem ao se relacionar com a nossa empresa, à qualidade do serviço, ao pós-venda, até ao tradicional mas por vezes difícil, mecanismos de controlo de crédito. A conjugação e o planeamento adequado destas diversas variáveis, definem a estratégia de gestão de clientes que deve ser desenvolvida em qualquer empresa e adaptada a cada realidade. Existem diversas formas e ferramentas de estimular e melhorar a relação com os seus clientes. A gestão e planeamento destas variáveis permitirá melhorar a performance, conquistar novos clientes e fidelizar os antigos.

Prática #9 - Implemente um sistema de avaliação de desempenho dos colaboradores
Nas empresas, cada vez mais se fala em gestão de pessoas e não em gestão de recursos humanos, pelas características, especificidade, comportamentos, motivações, sentimentos, e expectativas que cada colaborador tem. 
A gestão de pessoas das empresas é um desafio complexo e uma das principais missões de quem lidera uma empresa ou equipa.
Deste modo, criar um método de avaliação de desempenho é fundamental para muitas empresas e que tem por objetivo medir a performance dos seus funcionários. A avaliação de desempenho ajuda a medir e comparar o desempenho apresentado pelos colaboradores com os planeados pela organização.
Os critérios, regras e objetivos da avaliação devem ser definidos e comunicados previamente, de forma clara, aos colaboradores.
Por exemplo, pode-se utilizar a autoavaliação, avaliação 360º, avaliação por competência, avaliação por objetivo, avaliação por custos e entre outros modelos que podem ser aplicados nessa análise.
Depois de definidos os critérios e regras, é fundamental a periodicidade da avaliação. Trimestral, semestral ou anual?
Em avaliações positivas, é comum definir-se um conjunto de benefícios ou prémios para os colaboradores, previamente comunicados e definidos.
As avaliações periódicas permitem também um maior alinhamento entre a empresa e os colaboradores, no que diz respeito ao que é pretendido, aos critérios que serão monitorizados, à satisfação e comunicação de ambas as partes, aos objetivos e metas a alcançar.
A partir dessas avaliações, é possível elaborar ações corretivas para que hajam melhorias no trabalho. 
Lembre-se sempre, que a implementação de um sistema de avaliação de desempenho, deve ser cuidadosamente definido e implementado, de modo a ter o alcance desejado.
 
Prática #10 - Utilize a tecnologia para monitorizar a performance da empresa
Dados é diferente de Informação. Um dos erros mais comuns em algumas empresas, é terem em sua posse dados, mas que não os transformam em informação útil para a gestão.
Hoje em dia, na era da informação e na era digital, torna-se crucial a utilização de equipamentos e ferramentas informáticas e digitais que permitam por um lado a criação de dados pelos softwares de gestão/faturação e que depois sejam capazes de tratar esses mesmos dados e os transformar em informação de gestão, através de indicadores, mapas, reports, dashboards, etc, que seja úteis para a gestão e monitorização da empresa.
Se possível, invista em tecnologia. Essa é uma das melhores práticas de gestão, atualmente, porque muitas soluções tecnológicas permitem para além das funcionalidades mais básicas, acesso a funcionalidades e módulo incorporados em cada software de gestão, tais como produção, gestão de stocks, compras, crm, etc. Este acesso a informações detalhadas sobre a atividade, permitem gerir a empresa com base em dados essenciais.
Por outro lado, a utilização da tecnologia deverá permitir às empresas ter uma presença digital condicente com o mercado e com a realidade de cada setor e empresa.
A aposta na área digital é um fator fundamental para praticamente todas as empresas. A presença digital pode-se fazer atualmente por diversos meios, tais como websites, redes sociais, presença em plataformas online de vendas e logística, blogs, etc. Esta presença digital pode e deve potenciar o posicionamento das empresas no mercado, que se afigura cada vez mais tecnológico e digital.




Existem muitas outras práticas de gerir empresas, no entanto partilhamos algumas das que se podem configurar como mais úteis e relativamente fáceis de implementar em empresas de diferentes dimensões e realidades.

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